Con objeto de dar cumplimiento a lo establecido en el la Ley 594 de 2000 (Ley General Archivos), así como a lo definido en sus normas reglamentarias; específicamente a lo expresado en el Artículo 8 y 13 del Decreto 1080 de 2015, Único Reglamentario del Sector Cultura, se requiere como condición indispensable la elaboración de un Diagnóstico Integral de Archivo o Diagnóstico de Gestión Documental; dicho documento debe servir como base para la identificación de la situación actual de la entidad en cuanto a la administración formal de sus acervos documentales, permitiendo la identificación de puntos críticos y el establecimiento de los planes necesarios a corto, mediano y largo plazo
Es un instrumento para la planeación de la función archivística, en el cual se articula con los demás planes y proyectos estratégicos previstos por la Entidad.
Conjunto de estrategias y procesos de preservación y conservación, acordes con el sistema de archivo establecido en la entidad, bajo el concepto de Archivo Total, para asegurar el adecuado mantenimiento de sus documentos, independientemente del tipo de soporte, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación, desde el momento de su emisión, durante su periodo de vigencia, hasta su depósito final o sea en cualquier etapa de su ciclo vital.
Conjunto de políticas, directrices, procedimientos, controles y medidas de seguimiento que implementa la entidad con el fin de asegurar la protección y acceso a la información que se produce al interior.
Son el listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia, así como su disposición final. Se elaboran para intervenir los fondos acumulados de las entidades.
Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental
Transferencia primaria
Es el traslado de documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central, teniendo en cuenta los tiempos establecidos en las Tablas de Retención Documental
Transferencia Secundaria
Es el traslado de documentos del archivo central al Archivo General de la Nación o archivo histórico para su conservación permanente
En el Formato Único de Inventario Documental (FUID) se presenta la relación de documentos proyectados a eliminar y aprobados por cada oficina productora por duplicidad. Lo anterior dando cumplimiento al Acuerdo 042 de 2002, el Acuerdo 027 de 2006 y el Acuerdo 002 de 2014 AGN y a la Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia que establece en su artículo 11, literal j, que deben ser publicados de manera proactiva los Activos de Información, de los cuales hacen parte los inventarios de los archivos, procesos de transferencias primarias, transferencias secundarias, así como los de eliminación documental
Conjunto de estándares aplicados para la gestión electrónica de documentos, archivo electrónico, acceso, valor probatorio y admisibilidad de la información definidos como requisito funcional y no funcional de los sistemas de información institucionales en cumplimiento de las especificaciones técnicas de interoperabilidad descritas en la Estrategia de Gobierno Digital
